WhatsApp + Excel o Vowly: ¿cuál es la mejor forma de organizar una boda?
Al principio parece sencillo. Se crea un grupo de WhatsApp, se hace una hoja de Excel para los invitados y se empiezan a guardar cosas en el móvil.
Después empiezan las preguntas:
- «¿Al final viene o no?»
- «¿Ya hemos pagado al fotógrafo?»
- «¿Cuánto era el catering?»
- «¿Quién va en la mesa 7?»
- «¿Alguien tiene el contrato del DJ?»
Y, de repente, la información está repartida entre WhatsApp, Excel, correos, notas, fotos y PDF. Aquí es donde organizar una boda empieza a complicarse.
WhatsApp + Excel
No hay nada malo en usar WhatsApp o Excel. Son herramientas que todos conocemos.
El problema es que no se hicieron para organizar una boda.
Es estupendo para hablar.
Pero no está pensado para:
- gestionar invitados;
- controlar confirmaciones;
- organizar mesas;
- seguir los pagos;
- llevar las tareas;
- guardar documentos.
La información se va perdiendo entre mensajes, fotos y audios.
Excel
Es estupendo para organizar datos.
Pero cuando la lista crece, todo se vuelve más difícil:
- invitados;
- acompañantes;
- niños;
- mesas;
- pagos;
- proveedores;
- tareas.
Y cada vez que alguien cambia algo, hay que actualizar varias celdas o varios archivos.
Vowly
Vowly se creó justamente para juntarlo todo en un mismo sitio.
Invitados
Ten la lista organizada por familias, sigue las confirmaciones y sabe quién va en cada mesa. Las alergias y las dietas quedan junto al nombre, que es donde las buscará el catering.
Mesas
Monta el plano de mesas, elige el tipo de mesa y coloca a los invitados directamente en su plaza. El plano va a escala, con las medidas que tenga tu proveedor.
Presupuesto
Sabe cuánto habéis gastado, cuánto queda por pagar y adónde va el dinero — por proveedor y por categoría, con IVA y sin IVA.
Proveedores
Guarda contactos, presupuestos, pagos y documentos en el mismo sitio. Cada proveedor tiene su ficha, y el contrato deja de vivir en un correo de marzo.
Tareas
Ten una lista clara de lo que falta y de lo que ya está hecho, con las fechas en que cada cosa suele tener que estar lista.
El horario del día
Organiza todo lo que pasa el día de la boda, hora a hora, e imprime la hoja para quien la necesite: el espacio, el fotógrafo, los padrinos.
WhatsApp + Excel y Vowly, lado a lado
| WhatsApp + Excel | Vowly | |
|---|---|---|
| Lista de invitados | Sí | Sí |
| Confirmaciones | A mano | Sí |
| Plano de mesas | A mano | Sí |
| Presupuesto | En Excel | Sí |
| Proveedores | Repartidos | Sí |
| Tareas | Notas o Excel | Sí |
| Documentos | Correo y Drive | Sí |
| Horario del día | A mano | Sí |
| Todo en un sitio | No | Sí |
El problema no es WhatsApp ni Excel
El problema es tener que juntarlo todo a mano. Cuando alguien cancela:
- se quita al invitado de la lista;
- se cambia la mesa;
- se confirma el recuento con el catering;
- se actualiza el Excel;
- se avisa a la otra persona;
- y, muchas veces, se vuelve a buscar la información en WhatsApp.
En Vowly la información está enlazada. Un cambio actualiza el resto sin empezar de cero.
La boda ya da bastante trabajo
Organizarla debería ir de elegir el espacio, probar el menú, escoger las flores y preparar el gran día.
No de buscar: «¿dónde guardé aquel Excel?»