WhatsApp + Excel ou Vowly: qual é a melhor forma de organizar um casamento?
No início parece simples. Criam um grupo no WhatsApp, fazem uma folha de Excel para os convidados e começam a guardar coisas no telemóvel.
Depois começam a aparecer as perguntas:
- “Ele afinal vai?”
- “Já pagámos o fotógrafo?”
- “Qual era o valor do catering?”
- “Quem fica na mesa 7?”
- “Alguém tem o contrato do DJ?”
E, de repente, já têm informação espalhada por WhatsApp, Excel, emails, notas, fotografias e PDFs. É aqui que organizar um casamento começa a ficar complicado.
WhatsApp + Excel
Não há nada de errado em usar WhatsApp ou Excel. São ferramentas que todos conhecemos.
O problema é que não foram feitas para organizar um casamento.
O WhatsApp
É óptimo para falar.
Mas não é feito para:
- gerir convidados;
- controlar confirmações;
- organizar mesas;
- acompanhar pagamentos;
- gerir tarefas;
- guardar documentos.
As informações vão ficando perdidas entre mensagens, fotografias e áudios.
O Excel
É óptimo para organizar dados.
Mas quando a lista começa a crescer, tudo fica mais difícil:
- convidados;
- acompanhantes;
- crianças;
- mesas;
- pagamentos;
- fornecedores;
- tarefas.
E sempre que alguém altera alguma coisa, é preciso actualizar várias células ou vários ficheiros.
O Vowly
O Vowly foi criado precisamente para juntar tudo isto num só lugar.
Convidados
Tenham a lista organizada por famílias, acompanhem as confirmações e saibam quem está associado a cada mesa. As alergias e as dietas ficam ao lado do nome, que é onde o catering as vai procurar.
Mesas
Criem o plano de mesas, escolham o tipo de mesa e ponham os convidados directamente nos lugares. A planta é feita à escala, com as medidas que o vosso fornecedor tiver.
Orçamento
Saibam quanto já gastaram, quanto falta pagar e onde está a ser gasto o dinheiro — por fornecedor e por categoria, com IVA e sem IVA.
Fornecedores
Guardem contactos, orçamentos, pagamentos e documentos no mesmo sítio. Cada fornecedor tem a sua ficha, e o contrato deixa de estar num email de Março.
Tarefas
Tenham uma lista clara do que falta fazer e do que já está tratado, com as datas em que cada coisa costuma ter de estar feita.
O alinhamento do dia
Organizem tudo o que vai acontecer no dia do casamento, hora a hora, e imprimam a folha para quem precisa dela: a quinta, o fotógrafo, os padrinhos.
WhatsApp + Excel e Vowly, lado a lado
| WhatsApp + Excel | Vowly | |
|---|---|---|
| Lista de convidados | Sim | Sim |
| Confirmações | À mão | Sim |
| Plano de mesas | À mão | Sim |
| Orçamento | No Excel | Sim |
| Fornecedores | Espalhados | Sim |
| Tarefas | Notas ou Excel | Sim |
| Documentos | Emails e Drive | Sim |
| Alinhamento do dia | À mão | Sim |
| Tudo num só lugar | Não | Sim |
O problema não é o WhatsApp nem o Excel
O problema é ter de juntar tudo à mão. Quando uma pessoa cancela:
- tira-se o convidado da lista;
- muda-se a mesa;
- confirma-se a contagem com o catering;
- actualiza-se o Excel;
- avisa-se a outra pessoa;
- e, muitas vezes, volta-se a procurar a informação no WhatsApp.
No Vowly a informação está ligada. Uma alteração actualiza o resto sem ser preciso começar tudo de novo.
O casamento já vai dar trabalho suficiente
Organizar o casamento devia ser sobre escolher o espaço, provar o menu, escolher as flores e preparar o grande dia.
Não sobre procurar: “onde é que eu guardei aquele Excel?”